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Admin/event intern

REF#: 161/2013/BRUXELLESCAPITALE

Description of tasks to be undertaken by the trainee(s)

Le ou la stagiaire sélectionné sera en charge de l’organisation et du bon fonctionnement de l’environnement de travail, en recevant et distribuant les communications; gestion des stocks de la cuisine et des équipements ; commandes et réception des livraisons des marchandises; accueil des visiteurs.
Les responsabilités de la stagiaire incluent:
1.Tâches générales de réception téléphonique et physique ;
2.Tri, priorisation et distribution des courriels/courriers/fax entrants et l’enregistrement de la correspondance entrante et sortante ;
3.Accueil des visiteurs au bureau et préparation de la logistique des réunions ayant lieu au bureau ;
4.Assistance pour la réservation des hôtels pour les visiteurs ;
5.Surveillance du maintien du bon fonctionnement du téléphone, fax, photocopieuse, imprimante, afin que l’équipe puisse travailler dans les meilleures conditions ;
6.Organisation du stock de fournitures de bureau et;
7.Organisation du courrier et se rendre à la poste si nécessaire;
8.Assistance aux collègues pour l’organisation de réunions au et en dehors du bureau, réservation de la salle, recherche de prestataires de services, réservation d’hôtel et de voyage ;
9.Gestion des agendas et de la salle de réunion du bureau ;
10.Mise à jour de bases de données de contactes ;
11.Gestion de l’espace cuisine

 

Profile of Trainee

Qualification: Educational Qualifications/Vocational Training

Niveau Bachelor en administration/secretariat

Personal and Social Skills

Excellente capacité à travailler en équipe, également de façon autonome et prise d’initiatives ; dynamisme ;
Qualités sociales très développées et capacité à travailler dans un environnement international.

Language Skills

Très bon niveau de Français écrit et oral ;
Très bon niveau d’Anglais écrit et oral ;
Le la stagiaire doit être capable de communiquer en anglais; le français est un atout supplémentaire

Information Technology (IT) Skills

Très bon niveau de connaissance de « Office » (word excel), outils de gestion en ligne et édition de texte.

Other Prerequisites/Skills

Capacité à gérer de nombreuses tâches simultanément;
Grande flexibilité et grand sens des responsabilités
Excellent sens de l’organisation avec un grande attention aux détails

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Region: Bruxelles-Capitale

Area: Business sciences / Administration

Duration: 6 month(s)

Beginning: 17 Mar 2014

Ending: 17 Sep 2014

Language course

...

6 mois

Number of trainees

1

Location

Bruxelles

Includes trips abroad

No

Work schedule

9:00-17:00 avec 1H de pause déjeuner